Imagina la situación: un cliente ve un producto que le encanta, dedica tiempo a leer la descripción, quizás revisa las reseñas, y luego decide comprarlo. Avanza hacia el proceso de pago solo para descubrir que el producto está agotado.
Esto no solo resulta frustrante para el cliente, sino que también puede afectar negativamente la imagen de tu marca en general.
Los problemas de gestión de inventario son algo que toda empresa experimenta en algún momento. En algunos casos, las razones pueden ser inevitables (por ejemplo, problemas técnicos graves con los fabricantes), pero en la mayoría de los casos, los problemas surgen de procesos y sistemas internos, y son perfectamente evitables.
Entonces, ¿cuáles son los problemas de gestión de inventario más comunes que debes evitar si tu negocio vende en línea? ¿Cómo identificarlos y qué puedes hacer para prevenirlos?
Los Cinco Problemas Más Comunes de Gestión de Inventario
Conocer los problemas de gestión de inventario más comunes que puedes encontrar te ayudará a evitar que ocurran.
1. Falta de Automatización
El error humano puede ser un problema importante cuando se trata de incidencias en el inventario. Si dependes de tu personal para gestionar todo el inventario manualmente y usas un método de registro manual como Excel, los problemas son inevitables.
Los números ingresados incorrectamente (ya sea en un conteo de stock o al realizar un pedido) generarán discrepancias de forma continua.
Si operas más de un almacén para cumplir pedidos, no contar con un buen sistema de gestión de almacén hace casi imposible tener una visión precisa de los niveles de stock o saber de dónde provienen la mayor cantidad de pedidos, lo que impide tener suficiente stock en el almacén correspondiente.
Cuando operas una tienda de e-commerce, es muy probable que gestiones un negocio multicanal. Sin soluciones automatizadas, esto puede generar problemas graves cuando los números de SKUs no están vinculados entre esos canales.
La sincronización multicanal del inventario puede ayudar a unificar tus canales y garantizar que evites el exceso o la falta de stock.
Por supuesto, puede haber situaciones (como los problemas mencionados a nivel de fabricación) en las que quedarse sin un producto sea inevitable.
Lo que puedes intentar en esas circunstancias es convertir lo negativo en positivo. Si sabes cuándo estará disponible nuevamente un producto, puedes permitir que los clientes hagan pedidos anticipados, por ejemplo. Los productos agotados pueden usarse a tu favor.
2. Pronóstico Deficiente
Una parte fundamental de decidir cuánto stock mantener es el pronóstico que has elaborado en base a diversos factores, como las cifras de ventas anteriores, el valor promedio del pedido y las fluctuaciones estacionales. Por ejemplo, si vendes árboles de Navidad, generalmente solo hay una ventana de 3 a 4 meses (como máximo) en la que los vendes en cantidades significativas.
Si en años anteriores has vendido un promedio de 5.000 SKUs en cada período relevante, probablemente pedirás stock para cubrir esa demanda histórica.
Sin embargo, si un competidor importante ha cerrado su negocio y no lo has incorporado en tus pronósticos, es posible que veas una diferencia significativa entre lo que tienes en stock y los pedidos recibidos.
O quizás hayas añadido una Tienda de Facebook, sin tener en cuenta el aumento de la demanda.
Esto debería ser la excepción, no la regla. Si estás haciendo un seguimiento preciso de tus métricas y tus SKUs, tus pronósticos deberían ser acertados la mayor parte del tiempo.
Algunas situaciones, como una pandemia global, son casi imposibles de planificar. La oferta y la demanda siempre se verán afectadas por tales crisis, pero al menos puedes mantener un buen servicio al cliente durante una pandemia.
3. Personal Mal Capacitado
Si bien ya se ha mencionado el error humano como un factor en los problemas de gestión de inventario, el elemento humano puede ir más allá de los simples errores.
Si no inviertes en capacitar bien a tus empleados, no solo enfrentarás posibles problemas con tu inventario, sino también con la retención del personal, lo que a su vez puede incrementar los costos de contratación e incorporación de nuevos empleados.
La falta de capacitación puede ser un error crítico cuando se usan sistemas de automatización o basados en software. Si un empleado no sabe cómo utilizar correctamente esos sistemas, los errores serán inevitables.
Un gran ejemplo de sistemas en los que debes capacitar bien a tu personal son las soluciones de gestión de pedidos. Si las personas no saben usarlas correctamente, tu negocio se verá afectado.
La falta de capacitación puede tener efectos negativos en áreas más allá del software o la automatización.
No capacitar a tus empleados en tareas básicas de almacenamiento, como apilar palés u operar una carretilla elevadora, podría resultar en daños al stock que no pueda venderse, con el consecuente impacto negativo en la gestión del inventario en general.
Al igual que en otros ámbitos, la capacitación en gestión de inventario no debe ser una acción estática ni única. Si realizas cambios en tus procesos o integras nuevos sistemas o automatizaciones, asegúrate de que todo el personal relevante reciba la formación necesaria.
Incluso vale la pena incluir cursos de actualización o repaso para asegurarte de que el personal sigue aplicando lo que aprendió originalmente.
4. Organización del Almacén
Si tu almacén no está organizado de forma eficiente, muchas tareas pueden llevar más tiempo del necesario, lo que impacta en tus costos y rentabilidad.
Si tus artículos más vendidos son difíciles de alcanzar, el personal tarda más en recuperarlos, lo que a su vez significa que tardas más en cumplir los pedidos. Tu almacén debe estar bien organizado para que tu personal trabaje con mayor eficiencia.
Lo que deberías hacer es adoptar el método ABC (basado en el Principio de Pareto).
Esto significa que debes centrarte en los productos de categoría “A”, es decir, los SKUs que representan aproximadamente el 80% de tus pedidos y ventas. La categoría “B” son tus SKUs de rendimiento intermedio, y la “C” son aquellos productos con menor demanda y de menor prioridad.
El almacenamiento es un área que puede beneficiarse enormemente de soluciones eficientes de gestión de tareas. Tu almacén debe seguir el viejo dicho: “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.
Organiza tu almacén según el método ABC y, en la medida de lo posible, segméntalo por tipos de producto si manejas una gama amplia. Por ejemplo, los productos eléctricos y la ropa deben almacenarse en áreas separadas.
Al igual que en otras áreas, cualquier reorganización no debe ser un ejercicio puntual. La ubicación de los productos en tu sistema ABC puede cambiar con el tiempo; puedes ampliar significativamente tu gama de productos o incluso el tamaño de tu almacén, u otros cambios pueden ocurrir.
Revisa tu plan de organización al menos una vez al año para asegurarte de que sigue respondiendo a las exigencias actuales.
5. Sistemas Obsoletos
Aunque es de esperar que ya hayas superado procesos arcaicos de gestión de inventario como rellenar hojas de Excel, el mundo del software y la automatización evoluciona constantemente, lo que significa que algunos de tus sistemas actuales también pueden haber quedado obsoletos.
Puede haber situaciones en las que implementes nueva tecnología que no se integre bien (o en absoluto) con los sistemas existentes.
Cuando tienes almacenes más grandes o múltiples, necesitas software y sistemas automatizados que se integren bien y “se comuniquen” entre sí. Si eso no ocurre, nuevamente dependes de tu personal para transferir o ingresar datos de un sistema a otro.
Esto puede derivar en errores humanos, lo que genera más problemas potenciales de gestión de inventario, además de ser una tarea que consume tiempo.
Deberías analizar cuáles son tus soluciones principales de software o automatización. Luego, evalúa qué sistemas actuales se integran fácilmente con ellas y qué herramientas o software pueden necesitar ser reemplazados o actualizados.
Las dos principales áreas que probablemente más necesitas tener integradas y funcionando juntas son las ventas y la gestión de inventario, siendo esta última actualizada en tiempo real según los cambios en la primera.
¿Por qué enfocarse en la integración? Cuanto más integrados estén tus sistemas, menos trabajo habrá para ti y tu personal, mayor será la precisión del seguimiento y las métricas, y menor la probabilidad de tener falta o exceso de stock.
Quieres que todos tus procesos relacionados con el inventario funcionen como una máquina bien engrasada: de manera fluida y mejorando la eficiencia.
Si bien hay costos asociados a la compra de nuevos sistemas o la actualización de los existentes, debes considerar los ahorros a largo plazo que generarán esos cambios.
Para muchas soluciones, especialmente las del sector SaaS, las empresas buscan constantemente mejorar sus productos, y estas actualizaciones suelen estar incluidas en las tarifas mensuales o anuales.
Conclusión
La mayoría de los problemas de gestión de inventario, aunque molestos, son relativamente fáciles de resolver. Al considerar los principales problemas analizados, puedes identificar fácilmente las brechas en tus sistemas y procesos actuales y, con suerte, tomar medidas para corregirlas.
Lo que debes recordar es que los problemas continuos de inventario pueden causar no solo pérdida de ventas, sino también daños a tu marca.
Contar con una buena cadena de suministro, desde la fabricación hasta el almacenamiento y el cumplimiento de pedidos, es un factor esencial en el e-commerce. Mantener a tus clientes satisfechos y lograr que vuelvan a comprar una y otra vez es una de tus principales razones para operar.
En el centro de todo esto reside el principio de gestionar tu inventario de forma eficiente para garantizar un alto nivel de cumplimiento de pedidos.
